Réservations

Votre registre quotidien des rendez-vous — retrouvez n'importe quelle réservation, encaissez un paiement, reprogrammez, annulez et consultez le détail financier complet de chaque réservation.

Ouvrez Réservations dans la barre latérale. Là où le calendrier est votre grille horaire pour le quand, Réservations est le registre de tout le reste — chaque rendez-vous, tous établissements confondus, réuni dans une seule liste consultable, à filtrer, ouvrir et traiter. Les tuiles en haut vous donnent un aperçu de la journée : Réservations aujourd'hui, En attente, Non payées et Chiffre d'affaires cette semaine.

Créer une réservation

Nouvelle réservation ouvre la même fiche que le calendrier : Sans rendez-vous ou par téléphone — les mêmes champs que ceux vus par le client sur la page de réservation publique. Choisissez le Client — tapez un nom ou un numéro et la recherche parcourt votre carnet clients, ou crée quelqu'un dans la même étape — puis l'Établissement, la date et l'heure, les Prestations + personnel + pourboire, et enfin Comment cette réservation doit-elle démarrer ? Deux commandes de cette fiche méritent d'être comprises avant usage.

Envoyer la confirmation au client

Envoyer une confirmation au client se trouve près de la barre d'enregistrement, et il est activé. Laissé activé, Gloora écrit au client via votre automatisation de confirmation de réservation — WhatsApp — et e-mail si renseigné — via votre automatisation de confirmation de réservation. Coupez-le pour quelqu'un qui est devant vous et le sait déjà, afin de ne pas confirmer deux fois le même rendez-vous. S'il n'a aucune coordonnée en fiche, l'interrupteur vous le dit (Ce client n'a ni téléphone ni e-mail enregistré) au lieu de faire semblant d'envoyer.

Un client de passage que vous saisissez après coup

Vous pouvez enregistrer une réservation déjà passée, jusqu'à huit heures en arrière — environ un service, si bien que la cliente de 10h que personne n'a saisie reste enregistrable à 17h, et que le passage d'hier soir peut être tapé le lendemain matin. N'importe qui à l'accueil peut le faire, pas seulement un propriétaire ou un gestionnaire : la réceptionniste est précisément la personne pour qui cela existe.

Le pied de page le dit clairement — Attention : cette date est dans le passé. L'enregistrement créera un enregistrement rétroactif. Un enregistrement rétroactif n'écrit jamais au client, quel que soit l'état de l'interrupteur (Enregistrement rétroactif — aucune confirmation envoyée), parce que « votre réservation est confirmée » est le pire message à envoyer des heures après son départ.

Quand le coiffeur est déjà pris

Le sélecteur d'horaire grise les créneaux en conflit. Ce qui se passe si vous en prenez un quand même dépend du type de conflit :

Seule la marge de préparation ou de nettoyage se chevauche — les deux prestations elles-mêmes ne se touchent pas. Gloora propose Réserver quand même, dans n'importe quel établissement.
Une vraie double réservation, dans le futur — proposée dans un établissement où Autoriser le surbooking est activé, après confirmation de votre part. Là où il est coupé, Gloora nomme l'établissement et vous donne un raccourci Paramètres de l’établissement plutôt qu'une impasse.
Une vraie double réservation déjà passée — toujours forçable dans la fenêtre de huit heures. Enregistrer une visite déjà eue ne prend le fauteuil de personne.

Trouver la réservation qu'il vous faut

Recherchez par nom, téléphone, e-mail ou code de réservation — le champ de recherche reconnaît n'importe quel fragment. Affinez ensuite avec les filtres :

Statut — de Tous les statuts jusqu'à un seul état (Confirmé, Terminé, Annulé, Absence).
Paiement — Tous les paiements, ou isolez les réservations qui vous doivent encore de l'argent avec Non payées + partielles.
Plage de dates — des préréglages comme Aujourd'hui, Cette semaine, Ce mois-ci, ou une Plage personnalisée.
Établissement — un seul établissement ou Tous les établissements.

Des préréglages en un clic figurent au-dessus du tableau pour les questions que vous posez le plus souvent : Aujourd'hui, En attente, Non payées, Absences et Terminées non payées — les rendez-vous qui ont eu lieu mais n'ont jamais été facturés.

Ouvrir une réservation

Cliquez sur n'importe quelle ligne pour faire apparaître le détail complet. Vous obtenez le Rendez-vous (date, heure, établissement, code), les Prestations avec le membre de l'équipe et le prix sur chaque ligne, et une ventilation financière complète sous Totaux : Sous-total, Remise, Taxe, Total, ainsi que ce qui a été réglé jusqu'ici dans Montant payé (y compris tout Acompte retenu). Le journal Activité en bas montre chaque modification jamais apportée à cette réservation.

Les actions du quotidien

Encaisser un paiement

Appuyez sur Enregistrer le paiement, saisissez le montant, choisissez un Mode, et répartissez le pourboire entre les membres de l'équipe qui ont servi le client — le tout enregistré en une seule opération. Le Solde dû : est affiché pour que vous sachiez toujours ce qu'il reste à régler.

Reprogrammer

Replanifier… ouvre un sélecteur des créneaux réellement disponibles de l'établissement — les jours de fermeture et les créneaux déjà réservés sont grisés, si bien que vous ne pouvez le déplacer que vers un moment qui fonctionne vraiment.

Annuler ou signaler une absence

Utilisez Annuler ou Marquer absent depuis le menu de statut de la ligne. Le client est prévenu en cas d'annulation et vous disposez de quelques secondes pour annuler l'action. Si un paiement a déjà été encaissé, un remboursement peut être émis.

Une réservation dont l'heure est passée ne s'annule pas de façon ordinaire — choisissez l'état qui est vrai : Marquer absent si le client n'est jamais venu, Marquer terminé si vous l'avez servi, ou Annuler — remplacée par une autre réservation si vous l'avez servi sous une autre réservation (un doublon). L'annulation par remplacement est silencieuse : aucun message au client, le créneau, les utilisations d'abonnement, les points de fidélité et le stock reviennent, et elle disparaît des chiffres du jour. Elle est refusée si de l'argent a déjà été encaissé — remboursez d'abord. Ne marquez jamais un doublon terminé : il resterait dans vos rapports comme une visite terminée non payée.

Modifier ou rembourser

Modifier la réservation modifie les prestations, l'équipe, l'horaire ou les notes — le serveur revérifie chaque règle (horaires de l'établissement, planning de l'équipe, double réservation) avant d'enregistrer, si bien qu'une modification ne dérive jamais par accident vers un rendez-vous impossible. Là où une dérogation est réellement permise, il vous demande de confirmer ; il ne décide jamais à votre place. Pour annuler un paiement encaissé, Rembourser crédite le client et met à jour le statut de paiement.

Une réservation passée reste modifiable tant qu'elle n'est pas terminée — corriger les services ou l'employé d'un passage saisi en retard ne revérifie pas les horaires d'un créneau déjà écoulé. Une réservation terminée est verrouillée, car sa visite et sa dépense comptent déjà pour le client : utilisez d'abord Rouvrir la réservation, modifiez, puis terminez-la à nouveau — les compteurs sont rendus puis réappliqués, rien n'est compté deux fois. Si le client est venu à une autre heure, replanifiez la réservation existante au lieu d'en créer une seconde.

Les mois clôturés restent clôturés

Une fois qu'une période comptable est clôturée, ses réservations sont verrouillées — en modifier une réécrirait un chiffre d'affaires et une TVA que vous avez déjà déclarés. Gloora bloque la modification et vous invite plutôt à rouvrir la période ou à enregistrer une correction explicite, pour que votre comptabilité ne puisse pas vous échapper.

Besoin d'en déplacer plusieurs à la fois ? Cochez les cases pour sélectionner des réservations, puis confirmez-les ensemble depuis la barre d'actions groupées, ou exportez la vue actuelle au format CSV pour votre comptable.

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