Записи

Ваш ежедневный журнал записей — найдите любую запись, примите оплату, перенесите, отмените и посмотрите полную финансовую разбивку по каждой записи.

Откройте Записи в боковой панели. Если календарь — это ваша сетка времени для ответа на вопрос когда, то Записи — это журнал для всего остального: каждая запись по всем филиалам в одном списке с поиском, который можно фильтровать, открывать и в котором можно действовать. Плитки вверху показывают день с одного взгляда: Записей сегодня, В ожидании, Не оплачено и Выручка за неделю.

Создайте запись

Новая запись открывает ту же форму, что и календарь: Без записи или по телефону — те же поля, что клиент видит на странице онлайн-записи. Выберите Клиент — начните вводить имя или номер, и поиск пройдёт по вашей базе клиентов либо создаст нового тем же действием, — затем Филиал, дату и время, Услуги + сотрудники + чаевые и, наконец, С какого статуса начать эту запись? Два элемента этой формы стоит понять до того, как ими пользоваться.

Отправить подтверждение клиенту

Отправить подтверждение клиенту стоит рядом с кнопкой сохранения и включён. Оставьте его включённым — и Gloora напишет клиенту через вашу автоматизацию подтверждения записи: WhatsApp — и email, если указан — через вашу автоматизацию подтверждения записи. Выключите для того, кто стоит перед вами и всё уже знает, чтобы не подтверждать одну и ту же запись дважды. Если контактов в карточке нет, переключатель так и говорит (У этого клиента нет телефона или email), а не делает вид, что отправил.

Клиент без записи, которого вы вносите задним числом

Можно оформить запись, которая уже состоялась, — на глубину до восьми часов, примерно одна смена: клиента, пришедшего в 10 утра и никем не внесённого, всё ещё можно записать в 17:00, а вчерашнего вечернего — на следующее утро. Это доступно любому на стойке, не только владельцу или управляющему: администратор — именно тот, ради кого это сделано.

Подвал говорит прямо: Внимание: эта дата в прошлом. При сохранении создастся запись задним числом. Запись задним числом никогда не пишет клиенту, как бы ни стоял переключатель (Запись задним числом — подтверждение не отправляется): «ваша запись подтверждена» — неверное сообщение спустя часы после ухода.

Когда мастер уже занят

В выборе времени конфликтующие слоты приглушены. Что произойдёт, если всё-таки взять такой, зависит от вида конфликта:

Пересекается только подготовка или уборка — сами услуги друг друга не задевают. Gloora предложит Всё равно записать в любом филиале.
Настоящая двойная запись, в будущем — предлагается в филиале, где включён Разрешить овербукинг, после вашего подтверждения. Там, где он выключен, Gloora называет филиал и даёт ярлык Настройки филиала вместо тупика.
Настоящая двойная запись, уже прошедшая — всегда переопределяется внутри восьмичасового окна. Фиксация состоявшегося визита ничьё кресло не занимает.

Найдите нужную запись

Ищите по имени, телефону, эл. почте или коду записи — поле поиска находит совпадение по любому фрагменту. Затем сузьте результат фильтрами:

Статус — от Все статусы до одного конкретного состояния (Подтверждена, Завершена, Отменена, Неявка).
Оплата — Все оплаты или выделите записи, по которым вам ещё должны, с помощью Не оплачено + частично.
Период — готовые варианты вроде Сегодня, Эта неделя, Этот месяц или Свой период.
Филиал — один филиал или Все филиалы.

Над таблицей расположены пресеты в одно нажатие для самых частых вопросов: Сегодня, В ожидании, Не оплачено, Неявки и Завершённые без оплаты — записи, которые состоялись, но так и не были оплачены.

Откройте запись

Нажмите на любую строку, чтобы выдвинуть полную карточку. Вы увидите раздел Запись (дата, время, филиал, код), Услуги с сотрудником и ценой в каждой строке, а также полную финансовую разбивку в разделе Итоги: Подытог, Скидка, Налог, Итого и то, сколько уже внесено — Оплачено (включая любую Удержанная предоплата). Журнал Активность внизу показывает каждое изменение, когда-либо внесённое в эту запись.

Повседневные действия

Приём оплаты

Нажмите Записать оплату, введите сумму, выберите Способ и распределите чаевые между сотрудниками, обслужившими клиента, — всё фиксируется одной записью. Показывается Остаток к оплате:, поэтому вы всегда знаете, сколько ещё осталось внести.

Перенос записи

Перенести… открывает выбор реально свободного времени филиала — закрытые дни и уже занятые слоты показаны серым, так что перенести запись можно только туда, где это действительно возможно.

Отмена и отметка неявки

Используйте Отменить или Отметить неявку в меню статуса строки. При отмене клиент получает уведомление, а у вас есть несколько секунд, чтобы отменить действие. Если оплата уже была принята, можно оформить возврат.

Запись, время которой уже прошло, нельзя отменить обычным способом — выберите состояние, которое соответствует правде: Отметить неявку, если клиент не пришёл, Отметить завершённой, если вы его обслужили, или Аннулировать — заменена другой записью, если обслужили по другой записи (дубликат). Аннулирование — тихая отмена: клиенту ничего не отправляется, слот, использования абонемента, баллы лояльности и товар возвращаются, а запись исчезает из цифр дня. Оно отклоняется, если по записи уже были получены деньги — сначала верните их. Никогда не отмечайте дубликат как завершённый: он останется в отчётах как завершённый, но не оплаченный визит.

Редактирование и возврат

Редактировать запись меняет услуги, сотрудника, время или заметки — сервер заново проверяет каждое правило (часы работы филиала, график сотрудника, двойное бронирование) перед сохранением, так что правка не съедет в невозможную запись случайно. Там, где переопределение действительно разрешено, он просит подтверждение и никогда не решает за вас. Чтобы вернуть принятую оплату, Вернуть возвращает деньги клиенту и обновляет статус оплаты.

Прошедшая запись остаётся редактируемой, пока не завершена — исправление услуг или сотрудника у клиента без записи, оформленного позже, не перепроверяет рабочие часы уже прошедшего слота. Завершённая запись заблокирована, потому что её визит и расходы уже учтены у клиента: сначала Открыть запись заново, затем правка, затем снова завершение — счётчики возвращаются и применяются заново, ничего не считается дважды. Если клиент пришёл в другое время, перенесите существующую запись вместо создания второй.

Закрытые месяцы остаются закрытыми

Как только финансовый период закрыт, его записи блокируются — их изменение переписало бы выручку и НДС, которые вы уже задекларировали. Gloora не даёт внести изменение и предлагает вместо этого заново открыть период или записать явную корректировку, чтобы ваша отчётность не «поплыла» у вас за спиной.

Нужно изменить сразу несколько? Отметьте флажки, чтобы выбрать записи, затем подтвердите их вместе на панели массовых действий или экспортируйте текущий вид в CSV для вашего бухгалтера.

On this page