Reservas

Tu registro diario de citas — encuentra cualquier reserva, cobra un pago, reprograma, cancela y consulta el desglose completo del dinero de cada reserva.

Abre Reservas en la barra lateral. Si el calendario es tu cuadrícula horaria para el cuándo, Reservas es el registro de todo lo demás — cada cita de cada sucursal en una única lista donde puedes buscar, filtrar, abrir y actuar. Las tarjetas de la parte superior te muestran la jornada de un vistazo: Reservas de hoy, Pendientes, Sin pagar e Ingresos de esta semana.

Crea una reserva

Nueva reserva abre la misma hoja que usa el calendario: Sin cita previa o por teléfono — los mismos campos que el cliente ve en la página de reservas pública. Elige el Cliente — empieza a escribir un nombre o un número y busca en tu ficha de clientes, o crea a alguien nuevo en el mismo paso — luego la Sucursal, la fecha y la hora, los Servicios + profesional + propina y, por último, ¿Cómo debe empezar esta reserva? Hay dos controles en esta hoja que conviene entender antes de usarlos.

Enviar confirmación al cliente

Enviar confirmación al cliente está junto a la barra de guardado y viene activado. Si lo dejas puesto, Gloora escribe al cliente a través de tu automatización de confirmación de reserva — WhatsApp — y correo electrónico si está registrado — mediante tu automatización de confirmación de reserva. Desactívalo para alguien que está delante de ti y ya lo sabe, y así no confirmas la misma cita dos veces. Si no tiene datos de contacto en la ficha, el interruptor te lo dice (Este cliente no tiene teléfono ni correo electrónico registrado) en lugar de fingir que envía.

Una visita sin cita que anotas después

Puedes registrar una reserva que ya ha ocurrido, hasta ocho horas hacia atrás — más o menos un turno, así que el cliente de las 10 que nadie apuntó sigue siendo registrable a las 5, y la visita de anoche puede anotarse a la mañana siguiente. Puede hacerlo cualquiera en recepción, no solo un propietario o un gerente: el recepcionista es justo la persona para la que existe.

El pie lo dice claramente — Aviso: esta fecha está en el pasado. Al guardar se creará un registro retroactivo. Un registro retroactivo nunca escribe al cliente, esté como esté el interruptor (Registro retroactivo: no se envía confirmación), porque «tu reserva está confirmada» es lo último que hay que enviarle a alguien horas después de que se haya ido.

Cuando el estilista ya está ocupado

El selector de hora atenúa los huecos que chocan. Lo que pasa si aun así tomas uno depende del tipo de choque:

Solo se solapa el margen de preparación o limpieza — los dos servicios en sí no se tocan. Gloora ofrece Reservar de todos modos, en cualquier sucursal.
Una doble reserva de verdad, en el futuro — se ofrece en una sucursal con Permitir sobrerreserva activado, después de que confirmes. Donde está desactivado, Gloora nombra la sucursal y te da un atajo Ajustes de sucursal en vez de un callejón sin salida.
Una doble reserva de verdad ya pasada — siempre se puede forzar dentro de la ventana de ocho horas. Registrar una visita que ya ocurrió no le quita la silla a nadie.

Encuentra la reserva que necesitas

Busca por nombre, teléfono, correo o código de reserva — el campo de búsqueda reconoce cualquier fragmento. Después, acota con los filtros:

Estado — desde Todos los estados hasta un solo estado (Confirmada, Completada, Cancelada, Ausencia).
Pago — Todos los pagos, o aísla las reservas que todavía te deben dinero con Sin pagar + parcial.
Rango de fechas — ajustes predefinidos como Hoy, Esta semana, Este mes, o un Rango personalizado.
Sucursal — una sola sucursal o Todas las sucursales.

Sobre la tabla tienes atajos de un toque para las preguntas que más haces: Hoy, Pendientes, Sin pagar, Ausencias y Completadas sin pagar — las citas que se realizaron pero nunca se cobraron.

Abre una reserva

Haz clic en cualquier fila para desplegar el detalle completo. Obtienes la Cita (fecha, hora, sucursal, código), los Servicios con el profesional y el precio en cada línea, y un desglose completo del dinero en Totales: Subtotal, Descuento, Impuesto, Total, y lo liquidado hasta ahora como Importe pagado (incluido cualquier Depósito retenido). El registro de Actividad al final muestra cada cambio que se haya hecho en esa reserva.

Las acciones del día a día

Cobra un pago

Pulsa Registrar pago, introduce el importe, elige un Método y reparte la propina entre los profesionales que atendieron al cliente — todo registrado en una sola operación. El Saldo pendiente: se muestra para que siempre sepas lo que queda por cobrar.

Reprograma

Reprogramar… abre un selector con los horarios realmente disponibles de la sucursal — los días cerrados y las franjas ya reservadas aparecen en gris, así que solo puedes moverla a un momento que de verdad funcione.

Cancela o marca una ausencia

Usa Cancelar o Marcar ausencia desde el menú de estado de la fila. Al cancelar se avisa al cliente y dispones de unos segundos para deshacer la acción. Si ya se había cobrado un pago, se puede emitir un reembolso.

Una reserva cuya hora ya pasó no se cancela de la forma normal — elige el estado que sea cierto: Marcar ausencia si el cliente nunca vino, Marcar completada si lo atendiste, o Anular — sustituida por otra reserva si lo atendiste bajo otra reserva (un duplicado). La anulación es una cancelación silenciosa: el cliente no recibe mensaje, el hueco, los usos de membresía, los puntos y el stock vuelven, y desaparece de los números del día. Se rechaza si ya se cobró dinero — reembolsa primero. Nunca marques un duplicado como completado: quedaría en tus informes como una visita completada sin pagar.

Edita o reembolsa

Editar reserva cambia servicios, profesional, hora o notas — el servidor vuelve a comprobar cada regla (horario de la sucursal, agenda del profesional, doble reserva) antes de guardar, así que una edición no se desvía sola hacia una cita imposible. Donde forzarlo está realmente permitido, te pide que confirmes; nunca decide por ti. Para revertir un pago cobrado, Reembolsar abona al cliente y actualiza el estado de pago.

Una reserva pasada sigue siendo editable mientras no esté completada — corregir los servicios o el empleado de un cliente sin cita registrado tarde no vuelve a comprobar el horario de un hueco que ya pasó. Una reserva completada está bloqueada, porque su visita y su gasto ya cuentan para el cliente: usa primero Reabrir reserva, edita y complétala de nuevo — los contadores se devuelven y se vuelven a aplicar, nada se cuenta dos veces. Si el cliente vino a otra hora, reprograma la reserva existente en lugar de crear una segunda.

Los meses cerrados permanecen cerrados

Una vez que se cierra un periodo contable, sus reservas quedan bloqueadas — editar una reescribiría ingresos y el IVA que ya has declarado. Gloora bloquea el cambio y te indica que reabras el periodo o registres una corrección explícita en su lugar, para que tu contabilidad no se te escape sin darte cuenta.

¿Necesitas mover varias a la vez? Marca las casillas para seleccionar reservas y confírmalas juntas desde la barra de acciones en lote, o exporta la vista actual a CSV para tu contable.

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