बुकिंग
आपकी रोज़मर्रा की अपॉइंटमेंट बही — कोई भी बुकिंग खोजें, भुगतान लें, पुनर्निर्धारित करें, रद्द करें, और हर बुकिंग का पूरा पैसों का ब्यौरा पढ़ें।
साइडबार में बुकिंग खोलें। जहाँ कैलेंडर कब के लिए आपका टाइम-ग्रिड है, वहीं बुकिंग हर चीज़ की बही है — हर ब्रांच की हर अपॉइंटमेंट एक ही खोजने-योग्य सूची में, जिसे आप फ़िल्टर कर सकते हैं, खोल सकते हैं और उस पर कार्रवाई कर सकते हैं। ऊपर की टाइलें आपको दिन की एक झलक देती हैं: आज की बुकिंग, लंबित, बकाया, और इस सप्ताह का राजस्व।
बुकिंग बनाएँ
नई बुकिंग वही शीट खोलता है जिसे कैलेंडर इस्तेमाल करता है: वॉक-इन या फ़ोन-इन — वही फ़ील्ड जो ग्राहक सार्वजनिक बुकिंग पेज पर देखता है। ग्राहक चुनें — नाम या नंबर टाइप करना शुरू करें और यह आपकी क्लाइंट बुक में खोजता है, या उसी चरण में नया व्यक्ति बना देता है — फिर ब्रांच, तारीख़ और समय, सेवाएं + स्टाफ + टिप, और अंत में यह बुकिंग कैसे शुरू होनी चाहिए? इस शीट के दो नियंत्रण इस्तेमाल करने से पहले समझ लेना ठीक रहता है।
ग्राहक को पुष्टि भेजें
ग्राहक को पुष्टिकरण भेजें सेव बार के पास रहता है और चालू आता है। चालू छोड़ दें तो Gloora आपके बुकिंग-कन्फ़र्मेशन ऑटोमेशन से ग्राहक को संदेश भेजता है — व्हाट्सएप — और ईमेल यदि दर्ज हो — आपके बुकिंग-पुष्टिकरण ऑटोमेशन के ज़रिए। जो व्यक्ति डेस्क पर आपके सामने खड़ा है और जिसे पहले से पता है, उसके लिए इसे बंद कर दें, ताकि एक ही अपॉइंटमेंट दो बार पुष्ट न हो। अगर उनके रिकॉर्ड में संपर्क विवरण नहीं है, तो स्विच वही बता देता है (इस ग्राहक का कोई फ़ोन या ईमेल दर्ज नहीं है), भेजने का दिखावा करने के बजाय।
वह वॉक-इन जिसे आप बाद में दर्ज कर रहे हैं
आप ऐसी बुकिंग दर्ज कर सकते हैं जो हो चुकी है — आठ घंटे पीछे तक, यानी लगभग एक शिफ़्ट, ताकि सुबह दस बजे का वह क्लाइंट जिसे किसी ने दर्ज नहीं किया शाम पाँच बजे भी दर्ज हो सके, और कल रात का वॉक-इन अगली सुबह टाइप किया जा सके। यह डेस्क पर मौजूद कोई भी कर सकता है, सिर्फ़ मालिक या मैनेजर नहीं: रिसेप्शनिस्ट ही वह व्यक्ति है जिसके लिए यह मौजूद है।
फ़ुटर इसे साफ़-साफ़ कहता है — ध्यान दें: यह तारीख भूतकाल में है। सहेजने से एक बैकफिल्ड रिकॉर्ड बनेगा। स्विच चाहे जैसा भी सेट हो, बैकफ़िल किया गया रिकॉर्ड ग्राहक को कभी संदेश नहीं भेजता (पिछली तारीख का रिकॉर्ड — कोई पुष्टि नहीं भेजी जाएगी), क्योंकि किसी के जाने के घंटों बाद "आपकी बुकिंग पक्की हो गई" भेजना ग़लत बात है।
जब स्टाइलिस्ट पहले से व्यस्त हो
टाइम पिकर उन स्लॉट को धुँधला कर देता है जो टकराते हैं। फिर भी कोई एक लेने पर क्या होगा, यह टकराव के प्रकार पर निर्भर करता है:
- सिर्फ़ तैयारी या सफ़ाई का अंतराल ओवरलैप करता है — दोनों सेवाएँ खुद एक-दूसरे को नहीं छूतीं। तब Gloora फिर भी बुक करें देता है, किसी भी ब्रांच पर।
- सचमुच की डबल-बुकिंग, भविष्य में — उस ब्रांच पर मिलती है जहाँ ओवरबुकिंग की अनुमति दें चालू है, आपकी पुष्टि के बाद। जहाँ बंद है, वहाँ Gloora ब्रांच का नाम लेता है और बंद रास्ते के बजाय शाखा सेटिंग्स का शॉर्टकट देता है।
- सचमुच की डबल-बुकिंग जो बीत चुकी है — आठ घंटे की खिड़की के भीतर हमेशा ओवरराइड की जा सकती है। जो विज़िट हो चुकी है उसे दर्ज करना किसी की कुर्सी नहीं रोकता।
जो बुकिंग चाहिए उसे खोजें
नाम, फ़ोन, ईमेल या बुकिंग कोड से खोजें — सर्च बॉक्स किसी भी हिस्से से मैच करता है। फिर फ़िल्टर से दायरा छोटा करें:
- स्थिति — सभी स्थितियां से लेकर किसी एक अवस्था तक (पुष्टि की गई, पूर्ण, रद्द, नो-शो)।
- भुगतान — सभी भुगतान, या बकाया + आंशिक से उन बुकिंग को अलग करें जिन पर अब भी आपका पैसा बकाया है।
- तारीख़ की सीमा — आज, इस सप्ताह, इस महीने जैसे प्रीसेट, या एक कस्टम सीमा।
- ब्रांच — कोई एक ब्रांच या सभी ब्रांच।
टेबल के ऊपर वन-टैप प्रीसेट होते हैं, उन सवालों के लिए जो आप सबसे ज़्यादा पूछते हैं: आज, लंबित, बकाया, नो-शो, और बकाया · पूर्ण — वे अपॉइंटमेंट जो हुईं तो सही, पर जिनका कभी चार्ज नहीं लिया गया।
कोई बुकिंग खोलें
पूरा विवरण देखने के लिए किसी भी पंक्ति पर क्लिक करें। आपको मिलता है अपॉइंटमेंट (तारीख़, समय, ब्रांच, कोड), सेवाएं जिसमें हर लाइन पर स्टाफ़ और क़ीमत होती है, और कुल योग के नीचे पैसों का पूरा ब्यौरा: उप-योग, छूट, टैक्स, कुल, और अब तक जो चुकाया गया है वह भुगतान की गई राशि के रूप में (किसी भी डिपॉजिट रोका गया सहित)। सबसे नीचे गतिविधि लॉग उस बुकिंग में अब तक किया गया हर बदलाव दिखाता है।
रोज़मर्रा के काम
भुगतान लें
भुगतान दर्ज करें दबाएँ, राशि डालें, एक तरीका चुनें, और टिप को उन स्टाफ़ के बीच बाँटें जिन्होंने क्लाइंट की सेवा की — सब कुछ एक ही बार में दर्ज हो जाता है। बकाया राशि: दिखती रहती है ताकि आपको हमेशा पता रहे कि कितना बकाया है।
पुनर्निर्धारित करें
पुनर्निर्धारित करें… ब्रांच के असली उपलब्ध समयों का एक पिकर खोलता है — बंद दिन और पहले से बुक स्लॉट धूसर कर दिए जाते हैं, इसलिए आप इसे सिर्फ़ वहीं ले जा सकते हैं जहाँ सचमुच जगह हो।
रद्द करें या नो-शो चिह्नित करें
पंक्ति के स्टेटस मेन्यू से रद्द करें या नो-शो चिह्नित करें का इस्तेमाल करें। रद्द करने पर क्लाइंट को सूचना मिल जाती है और आपको वापस लेने के लिए कुछ सेकंड मिलते हैं। अगर भुगतान पहले ही ले लिया गया था, तो रिफंड जारी किया जा सकता है।
जिस बुकिंग का समय बीत चुका है उसे सामान्य तरीके से रद्द नहीं किया जा सकता — जो सच हो वही स्थिति चुनें: ग्राहक कभी नहीं आया तो नो-शो चिह्नित करें, सेवा दी तो पूर्ण चिह्नित करें, और दूसरी बुकिंग के तहत सेवा दी (डुप्लिकेट) तो रद्द करें — दूसरी बुकिंग से बदली गई। Void एक मौन रद्दीकरण है: ग्राहक को कोई संदेश नहीं, स्लॉट, मेंबरशिप उपयोग, लॉयल्टी पॉइंट और स्टॉक वापस हो जाते हैं, और वह दिन के आँकड़ों से हट जाती है। अगर उस पर पैसा लिया जा चुका है तो यह मना करता है — पहले रिफंड करें। डुप्लिकेट को कभी completed चिह्नित न करें: वह रिपोर्ट में पूरी हुई पर बिना भुगतान वाली विज़िट बनकर रह जाएगी।
संपादित करें या रिफंड करें
बुकिंग संपादित करें सेवाएं, स्टाफ़, समय या नोट बदलता है — सर्वर सेव करने से पहले हर नियम दोबारा जाँचता है (ब्रांच के घंटे, स्टाफ़ का शेड्यूल, डबल-बुकिंग), ताकि कोई संपादन अनजाने में किसी असंभव अपॉइंटमेंट तक न पहुँच जाए। और जहाँ ओवरराइड सचमुच अनुमत है, वहाँ यह आपसे पुष्टि माँगता है; आपकी जगह ख़ुद फ़ैसला कभी नहीं करता। ली गई राशि को वापस लौटाने के लिए, रिफंड क्लाइंट को क्रेडिट देता है और भुगतान की स्थिति अपडेट करता है।
बीती हुई बुकिंग तब तक संपादन योग्य रहती है जब तक वह completed नहीं है — देर से दर्ज किए वॉक-इन की सेवा या स्टाफ़ ठीक करना बीत चुके स्लॉट के कार्य-घंटे दोबारा नहीं जाँचता। completed बुकिंग लॉक रहती है, क्योंकि उसकी विज़िट और खर्च ग्राहक के खाते में गिने जा चुके हैं: पहले बुकिंग फिर से खोलें करें, संपादित करें, फिर दोबारा पूरा करें — काउंटर वापस होकर फिर लगते हैं, कुछ भी दो बार नहीं गिना जाता। ग्राहक अलग समय पर आया हो तो दूसरी बुकिंग बनाने के बजाय मौजूदा बुकिंग को reschedule करें।
बंद महीने बंद ही रहते हैं
जैसे ही कोई वित्तीय अवधि बंद होती है, उसकी बुकिंग लॉक हो जाती हैं — किसी एक को संपादित करने से वह राजस्व और VAT दोबारा लिखा जाएगा जो आप पहले ही फ़ाइल कर चुके हैं। Gloora इस बदलाव को रोक देता है और आपको बताता है कि इसके बजाय अवधि दोबारा खोलें या एक स्पष्ट सुधार दर्ज करें, ताकि आपके खाते आपकी जानकारी के बिना खिसक न जाएँ।
एक साथ कई बदलनी हैं? बुकिंग चुनने के लिए चेकबॉक्स टिक करें, फिर उन्हें बल्क बार से एक साथ कन्फ़र्म करें, या अपने अकाउंटेंट के लिए मौजूदा व्यू को CSV में एक्सपोर्ट करें।